Effizienzsteigerung in der Kühllogistik: Thermotraffic setzt auf Digitalisierung und Automatisierung
300 Mitarbeiter, 600 Thermo- und Kühl-Fahrzeuge sowie über 50 Containerchassis – bei Thermotraffic sind die administrativen Aufgaben im Land- und Seeverkehr, der Luftfracht und dem Container-Trucking gewaltig. Daher muss eine Speditions-Software bei der Organisation der globalen Logistikkonzepte für temperaturgeführte Güter sowohl im Foodals auch im Non-Food-Bereich unterstützen. Mit Winsped, Cargosoft und Maxflex hat der Logistikdienstleister gleich drei Systeme im Einsatz, die, so beschreibt es IT-Manager Thorsten Schulte in den Bäumen
„aufgrund ihrer spezifischen Branchen-Kernkompetenzen unsere sehr unterschiedlichen Anforderungen an die einzelnen Verkehrsträger jeweils ideal abbilden“.
Die Herausforderungen an das IT-Management des Unternehmens sind auch deshalb so groß, weil das breite Angebotsspektrum in der Logistik temperaturgeführter Güter in den letzten Jahren zu einem starken Wachstum von Thermotraffic geführt hat.
„Unsere unterschiedlichen Geschäftsfelder sind in einer profitcenter-ähnlichen Struktur gegliedert. Im Fokus unseres Handelns steht immer der Kunde, dem wir auch bei komplexen Aufträgen individuelle und maßgeschneiderte Lösungen bieten“, erläutert Thorsten Schulte in den Bäumen.
Innovative und ganzheitliche Konzepte sind gefragt
Dabei muss sich das Unternehmen nicht nur den branchentypischen Herausforderungen wie dem zunehmenden Wettbewerb auf internationalen Märkten, der Vereinheitlichung technischer und rechtlicher Rahmenbedingungen, der Nachunternehmerabrechnung oder den veränderten Kundenanforderungen hinsichtlich Preis, Zeit, Qualität und nachhaltiger Umweltverträglichkeit stellen.
„Nur auf den Transportbereich gerichtete Optimierungsmaßnahmen werden den Forderungen nach umfassenden Effizienzsteigerungen von Arbeitsabläufen schon lange nicht mehr gerecht. Vor allem die Bedeutung von Automatisierung und Digitalisierung administrativer Prozesse als immer wichtiger werdender Wettbewerbsfaktor verlangt von uns neue, innovative und ganzheitliche Logistikkonzepte.“
Die IT-Strukturen müssen bei Thermotraffic viele unterschiedliche Transportprozesse abbilden und verbinden. | Bild: Thermotraffic
Monatlich werden bei der Thermotraffic etwa 40.000 Speditionsaufträge abgearbeitet und dabei von der Kundenanfrage bis zur Rechnung über 30.000 E-Mails sowie insgesamt rund 20.000 Ein- und Ausgangsbelege generiert – mit steigender Tendenz.
Thorsten Schulte in den Bäumen weiter:
„Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Steuern dieser Vielzahl und Vielfalt von Belegen war nur wenig transparent und verursachte eine große Menge an Papier. Zudem erforderte die gesetzeskonforme Archivierung einen erheblichen Aufwand und war daher nicht länger wirtschaftlich durchführbar.“
Nach einer ausführlichen Marktanalyse fiel die Entscheidung, eine professionelle Archivierungs- und Dokumentenmanagement- Lösung einzuführen und an die bestehenden Branchen- und Finanzbuchhaltungsprogramme anzubinden, um künftig alle Belege integriert in einem System archivieren zu können.
Mit dem komplexen IT-Projekt beauftragte der Transport- und Logistikdienstleister schließlich Visionice aus Villingen-Schwenningen – ausschlaggebend für Thorsten Schulte in den Bäumen war die ganzheitliche Produktund Dienstleistungsstrategie, die neben den eigenen Lösungen des Systemhauses auch Produkte von Easy Software integriert.
Darüber hinaus sollte mit Hilfe der von Visionice entwickelten Software Transflow ein durchgängig digitaler Workflow für die speditionsspezifische Subunternehmerabrechnung realisiert werden. Damit verfolgte Thermotraffic das Ziel, die Geschäftsprozesse unternehmensweit zu automatisieren und damit zu vereinheitlichen und zu beschleunigen.
Software soll administrativen Aufwand minimieren Insbesondere das vielschichtige Subunternehmergeschäft mit stationären und bedarfsabhängigen Auftragnehmern stellt aufgrund fehlender standardisierter Kommunikation, uneinheitlicher Papier- und Dateiformate oder der Nutzung unterschiedlicher Plattformen nicht nur für die Disposition eine logistische Herausforderung dar.
„Auch die administrativen Abläufe bei unserer bisherigen manuellen Kontrolle und Abrechnung von Speditionsaufträgen mit täglich rund 500 Eingangsrechnungen sowie auftragsbezogenen (Fremd-)Dokumenten wie Frachtpapiere, Lieferscheine, Zollpapiere oder Versicherungsmeldungen, Mautbelege, Telematikdaten, Gewichtsund Temperaturnachweise oder Abrechnungen über Reifen und Reinigung waren sehr zeit- und personalaufwendig und damit kostenintensiv, zudem oft redundant und fehleranfällig“, beschreibt Thorsten Schulte in den Bäumen.
„Viel Arbeit also für die zuständigen Sachbearbeiter, bis aus einer Eingangsrechnung des beauftragten Frachtführers eine Ausgangsrechnung für unseren Kunden generiert wurde.“
Im Rahmen eines kontinuierlichen Optimierungsprozesses wurde daher unter dem Stichwort ‚Automatisierung und Digitalisierung‘ in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen bei Thermotraffic ein digitaler Eingangsrechnungsworkflow für die Subunternehmerabrechnung mit Unterstützung der Visionice-Software Transflow definiert und sukzessive in den 25 Abteilungen umgesetzt.
600 Thermo- und Kühl-Fahrzeuge sind für den Kühllogistiker unterwegs. | Bild: Thermotraffic
Belegleser erfasst die Dokumente
Rund 90 Prozent des Dokumentenflusses vom E-Mail- oder Posteingang bis zur Finanzbuchhaltung sind inzwischen automatisiert. Dabei durchlaufen die Eingangsrechnungen mit Hilfe eines Hochleistungs- Scanverfahrens zunächst eine automatische Belegerkennung: Der Belegleser erfasst die Dokumente, erkennt unabhängig vom Papier- oder Dateiformat individuelle Parameter und extrahiert die notwendigen Informationen.
Anschließend erfolgt eine formale und inhaltliche Prüfung aller Rechnungsbestandteile wie Adressen, Tournummern, Preise, Abgleich mit Konditionen oder manuellen Vereinbarungen, gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften und vieles mehr. Abgelehnte, in diesem Fall fehlerhafte oder nicht lesbare Belege werden dem Sachbearbeiter oder direkt dem Subunternehmer per E-Mail zur Prüfung zugesandt.
Visionice Transflow wurde unter der Federführung des Projektleiters Tobias Menzel auf Basis seiner langjährigen Expertise in der Speditionsbranche entwickelt und exakt auf die hochkomplexen Prozesse der Subunternehmerabrechnung zugeschnitten.
„Im digitalen Eingangsrechnungs-Workflow der Software wird die enorme Vielzahl und Vielfalt aller 30 für die Rechnungsfreigabe notwendigen Prüffaktoren innerhalb von Sekunden durchgeprüft -–vollautomatisch und zahlungsfähig. Dadurch reduziert sich die Durchlaufzeit für den Anwender erheblich und verbessert gleichzeitig die Bearbeitungsqualität“, erklärt Menzel den Ablauf.
Die zu bearbeitenden Rechnungen werden an das Dokumentenmanagementsystem der Easy Software übergeben, automatisch geprüft und von dort über von Visionice entwickelte Schnittstellen zur Verbuchung in Winsped und der Finanzbuchhaltung bereitgestellt.
Formale und inhaltliche Fehler in den Rechnungen werden automatisch erkannt und dem Benutzer angezeigt, der dann entscheiden kann, wie mit der fehlerhaften Rechnung weiter verfahren werden soll. Im Falle einer Rechnungsablehnung erfolgt dies ebenfalls automatisch.
Die speziell für Microsoft Exchange konzipierte E-Mail-Archivierungslösung Visionice MPX ist bei Thermotraffic seit 2019 in allen Abteilungen im produktiven Einsatz, ebenso wurde das Dokumentenmanagement der Easy Software AG sowie die Softwareanbindung an Winsped und die Finanzbuchhaltung erfolgreich implementiert.
Aktuell erweitert das Schwarzwälder Systemhaus den digitalen Workflow um die Begleitpapiere und harmonisiert ihn mit den Prozessen für Eingangsrechnungen. Im nächsten Schritt sollen die Schnittstellen zu Cargosoft und Maxflex eingerichtet werden.
Thorsten Schulte in den Bäumen zieht ein abschließendes Fazit:
„Trotz der kurzen Einsatzzeit ist Visionice als zentrales IT-Instrument in unserem Unternehmen etabliert. Der digitale Zugriff hat zu einer abteilungsübergreifenden Durchgängigkeit des Workflows und zur Beschleunigung des Dokumentenflusses geführt.
Neben zeitlichen Einsparungen, einem geringeren Suchaufwand oder einem deutlich reduzierten Papierverbrauch profitieren wir vor allem von Qualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Belegprüfung.“
Dieser Artikel erschien in der VISION Transport Ausgabe Sommer 2024
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