Zeitfenstermanagement: Der vermeidbare Flaschenhals

Lange Wartezeiten an der Rampe, mit Lkw verstopfte Seitenstraßen und angespannte Fahrer – diese Engpässe in der Transportkette gehören trotz aller Digitalisierung leider häufig noch zum Alltag. Das muss aber nicht sein, wie das Beispiel des Logistikdienstleisters Zufall zeigt.

Fotos: Zufall Logistics Group
Fotos: Zufall Logistics Group
Torsten Buchholz

Am 15. April 2009 hat die Zufall Logistics Group im pfälzischen Kandel ihre Kontraktlogistik-Niederlassung für einen Automobilzulieferer eröffnet. Gute drei Monate später war bereits Vollbetrieb erreicht. Es gab allerdings noch einen Knackpunkt. „Morgens standen plötzlich 15 bis 20 Lkw vor der Tür, alle Seitenstraßen waren mit Fahrzeugen verstopft, die Stimmung war angespannt, alle wollten gleichzeitig abladen“, berichtet Niederlassungsleiter Rainer Schlothauer und ergänzt: „Wir haben getan, was wir konnten – und trotzdem war die ganze Fläche mit Ware zugestellt, wir kamen nicht mehr hinterher.“ Auch für die Lkw-Fahrer war die Situation an der Rampe damals mehr als unbefriedigend. Die Wartezeiten auf Entladung betrugen teilweise mehrere Stunden. Um diesen Engpässen an der Rampe des 40.000 Quadratmeter großen Lagers Herr zu werden entschloss man sich damals, ein Zeitfenstermanagementsystem einzuführen. Die Entscheidung fiel auf die cloudbasierte Softwarelösung SLOT des Freiburger Anbieters Cargoclix. Schlothauer: „Sowohl Zufall als auch unser Kunde hatten bereits Erfahrungen mit SLOT – also lag es nahe, auf das gleiche System zu setzen.“

Nach einem Jahr lief alles rund

Der Prozess der Einführung verlief weitestgehend über den Kunden, der auch die Lieferanten entsprechend informierte, nach und nach wurde die Software implementiert. Ein gutes Jahr dauerte es dann noch, bis alles rund lief. Doch seitdem können die Fahrer oder ihre Auftraggeber ihre Rampentermine bereits im Voraus für nur 50 Cent pro Zeitfenster buchen – zu jeder Zeit, kurzfristig bis circa 15:00 Uhr am Vortag oder schon für einen beliebigen Termin im kommenden Jahr, einmalig oder regelmäßig, zum Beispiel für jeden Mittwoch um 12:00 Uhr. Rund 80 Lkw werden nun täglich mit SLOT staufrei abgefertigt, etwa die Hälfte davon im Wareneingang und nochmal genauso viele im Warenausgang, insgesamt an jeweils vier bis acht getakteten Rampen – das macht rund 800 Fahrzeuge im Monat. Die Kosten von 50 Cent für die Buchung des entsprechenden Slots sind seit zehn Jahren konstant und werden von den Spediteuren selbst getragen.

Nahezu keine Wartezeite mehr

„Seit dem Einsatz von SLOT gibt es nahezu keine Wartezeiten mehr“, sagt Schlothauer. 15 Minuten vor dem vereinbarten Termin müssen sich die Fahrer in Kandel einfinden, geben ihre Papiere ab und bekommen ein Tor zugewiesen. Im Idealfall beginnt die Entladung direkt und dauert je nach Volumen bis zu 30 Minuten. Schlothauer: „Die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern hat sich wesentlich verbessert, auch die Situation für die Fahrer hat sich deutlich entspannt.“ Verzögerungen entstehen für die Lkw- Fahrer an der Rampe nur noch, wenn es unterwegs Verspätungen gibt. In so einem Fall sind die Fahrer angehalten, sich bei ihrem Auftraggeber zu melden, der Kontakt zum Transport Management Center (TMC) des Kunden aufnimmt. In so einem Fall versucht Zufall, dem Fahrer ein neues Zeitfenster zuzuweisen und eventuell ein anderes Fahrzeug vorzuziehen. Kritisch wird es allenfalls dann, wenn ein Fahrer am Ende des Tages viel zu spät am Standort eintrifft und nicht Bescheid gibt. Schlothauer: „Wer sich nicht meldet und seine Verspätung ankündigt, muss warten – im dümmsten Fall bis zum nächsten Tag.“ Problematisch ist es auch, wenn Buchungen falsch getätigt werden. Wenn nur noch ein kurzes Zeitfenster vorhanden ist, das Unternehmen einen Fahrer mit fünf Ladungsträgern ankündigt und am Ende kommt dieser mit 50. „Auch in so einem Fall muss gewartet werden, bis Luft für die Entladung ist“, erklärt Schlothauer. Wer ordnungsgemäß gebucht und rechtzeitig vor Ort ist, kann sich sicher sein, dass dieser Termin auch eingehalten wird. Und wenn das bei einem Dienstleister immer wieder und wieder vorkommt? „Dann suchen wir das Gespräch mit dem TMC des Kunden. Die Mitarbeiter dort gehen dann auf das Transportunternehmen zu um zu erklären, warum eine ordentliche Buchung so wichtig ist“, fährt der Standortleiter fort. Ein Grund dafür ist, dass die Länge der benötigten Zeitfenster automatisch berechnet wird. Maßgeblich ist hierfür die Anzahl der transportierten Paletten. „Die Einführung und die Nutzung ist kein Hexenwerk“, sagt Schlothauer. Wichtig sei jedoch immer, mit allen Beteiligten im Gespräch zu bleiben, mit allen Parteien zu reden, sie zu involvieren: „Man muss kommunizieren, dass die Einführung für beide Seiten nur Vorteile hat – zum einen für das Unternehmen selbst, aber auch für die Dienstleister.“ Die Tage seien für Zufall seitdem viel besser planbar, man wisse genau, welche Warenmenge zu welchem Zeitpunkt angeliefert wird. Doch auch die Dienstleister profitieren. „Es läuft wie im Fluss, die Akzeptanz hat sich sehr positiv entwickelt“, so Schlothauer.

Diverse Features vorhanden

Das Zeitfenstermanagementsystem gibt es mit Schnittstelle zum Enterprise- Resource-Planning-System (ERP-System) oder als Stand-alone-Lösung. Variable Rampenöffnungszeiten und flexible Zeitfensterlängen lassen sich nach Anzahl Paletten, Tonnen, Fahrzeugtyp oder anderen Parametern bestimmen. Auch Pausen- und Ferienzeiten, Schichtwechsel oder Buchungslimits lassen sich einstellen. Zudem ist die Hinterlegung von Kapazitätsgrenzen wie Personal, Stapler oder Verarbeitungskapazitäten möglich. Zu weiteren Features zählen Layouts und Rechtevergaben für Umbuchungen und Änderungen, Plausibilitätschecks von Buchungsdaten durch Doublettencheck, eventbasierte Benachrichtigungen sowie Erfassung und Auswertungen eingehender Warenströme mit Pünktlichkeit und Abfertigungszeiten. Bei Vorhandensein einer ERP-Schnittstelle gibt es auch den Echtzeitabgleich gebuchter und nicht gebuchter Zeitfenster. Be- und Entladeprozesse sind in Echtzeit mit wählbarer Bildschirmdarstellung als Terminplan mit Rampensicht, tabellarische Buchungsliste, Ampelsystem mit Farbsymbolik zu verfolgen. Des Weiteren wird die Erfassung von eingehenden Warenströmen mit Planzeit/Istzeit pro Lkw, Menge und Qualität pro angelieferter Sendung sowie Abgleich gelieferter Ist- und Soll-Mengen aus Kontrakten geboten.

Transport und Logistik

Cargoclix ist ein neutraler Internetmarktplatz für die elektronische Ausschreibung von Transporten und Logistikleistungen sowie ein Anbieter von modularen Zeitfenstermanagement- Systemen. Die Dienstleistungspalette der Logistikplattform „Cargoclix Tender“ umfasst weltweite Ausschreibungen von Kontrakten für Transporte auf Straße, Schiene, Luftfracht, See- und Binnenschifffahrt, Kurier-Express-Paketdienstleistungen sowie Logistikdienste wie zum Beispiel Lagerei. Zentrales Produkt des Geschäftsbereichs Zeitfenstermanagement ist die modular anpassbare Software Cargoclix SLOT zur Optimierung der Abläufe an der Rampe. Mit mehr als 65.000 Mitgliedern gelte SLOT als eines der meist genutzten Zeitfenstermanagementsysteme, heißt es. Die Zufall Logistics Group ist ein Logistikdienstleister mit mehr als 2.000 Mitarbeitern. Das Familienunternehmen ist an zehn Standorten in Deutschland präsent und weltweit aktiv. Das Leistungsangebot umfasst Lkw-Transporte, Luftfracht, Seefracht und Expressdienst sowie Zolldienstleistungen und Kontraktlogistik. Das Unternehmen wurde 1928 in Kassel gegründet. Heute befindet sich der Hauptsitz in Göttingen.

Der Artikel erschien in der 2020er Ausgabe des Magazins VISION Transport.

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